PEDOMAN TATA KERJA PENGURUS PPI

PEDOMAN
TATA KERJA PENGURUS
PURNA PASKIBRAKA INDONESIA

BAB I
UMUM

1. Tata Kerja Pengurus Purna Paskibraka Indonesia disusun berdasarkan:
a. AD\ART Purna Paskibraka Indonesia.
b. Keputusan MUNAS Purna Paskibraka Indonesia.
c. Rapat kerja Pengurus Purna Paskibraka Indonesia periode 2003 - 2007.
d. Saran serta pendapat dari beberapa pihak yang terkait.
2. Pengurus Purna Paskibraka Indonesia merupakan badan eksekutif tertinggi di tingkatannya masing-masing. Oleh karena itu tugas dan tata kerja Purna Paskibraka Indonesia dilaksanakan dengan semangat kekeluargaan dan keterbukaan.
3. Maksud dari tata kerja ini adalah dalam rangka membagi tugas dengan tujuan memfungsikan segenap potensi pengurus yang ada sehingga berdaya guna dan berhasil guna.

BAB II
TUGAS POKOK DAN SUSUNAN
PENGURUS PURNA PASKIBRAKA INDONESIA

1. Tugas Pokok Pengurus Purna Paskibraka Indonesia sebagaimana dimaksud dalam MUNAS adalah:
a. Melaksanakan semua program Purna Paskibraka Indonesia dan Keputusan-Keputusan Munas Purna Paskibraka Indonesia.
b. Mengadakan Koordinasi dengan pihak terkait dan konsolidasi dalam melaksanakan program-program kerja tersebut untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang maksimal.
c. Membuat peraturan organisasi dan mengambil kebijakan atau keputusan dalam rangka kewibawaan dan pengembangan organisasi.
2. Susunan Pengurus Pusat Purna Paskibraka Indonesia terdiri dari:
a. Ketua Umum
b. Ketua 1 sampai dengan Ketua 6
c. Sekretaris Jendral
d. Wakil Sekretaris 1 sampai dengan Wakil Sekretaris 6
e. Bendahara Umum
f. Wakil Bendahara
g. Departemen-Departemen:
- Departemen Pembinaan Organisasi dan Daerah.
- Departemen Pendidikan dan Pengembangan SDM.
- Departemen Umum dan Sekretariat.
- Departemen Usaha dan Dana.
- Departemen Hukum.
- Departemen Hubungan Antar Lembaga.

BAB III
PEMBAGIAN TUGAS DAN WEWENANG

1. KETUA UMUM

a. Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kepengurusan secara umum.
b. Dapat menentukan kebijaksanaan kepengurusan dalam hal mendesak sepanjang dapat dipertanggung jawabkan.
c. Dapat mengatasnamakan kepengurusan dalam forum internal dan eksternal bersama-sama Sekretaris Jendral.
d. Menandatangani surat-surat baik internal maupun eksternal bersama-sama dengan Sekretaris Jendral.
e. Dapat mendelegasikan wewenangnya kepada seluruh pengurus sesuai dengan pembagian tugas yang ada
f. Dalam masalah-masalah tertentu dapat mengambil kebijakan sebagai alternatif terakhir sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. KETUA I
a. Melaksanakan tugas Ketua Umum dalam mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatan pembinaan organisasi di wilayah Sumatera dengan departemen pembinaan organisasi dan daerah.
b. Melaksanakan tugas Ketua Umum atas dasar penunjukan secara tertulis, apabila Ketua Umum berhalangan hadir
c. Dapat menandatangani surat-surat bersifat internal maupun eksternal bersama Sekretaris Jendral/Wakil Sekretaris I, dalam hal yang bersifat umum dan sesuai dengan pembagian tugas.
d. Lebih berorientasi pada tugas-tugas dan kegiatan kedalam organisasi.
e. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum.

3. KETUA II
a. Melaksanakan tugas Ketua Umum dalam mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatan pembinaan organisasi di wilayah Jawa dengan departemen pendidikan dan pengembangan SDM.
b. Melaksanakan tugas Ketua Umum atas dasar penunjukan secara tertulis, apabila ketua umum berhalangan hadir.
c. Dapat menandatangani surat-surat bersifat internal maupun eksternal bersama Sekretaris Jendral/Wakil Sekretaris II, dalam hal yang bersifat umum dan sesuai dengan pembagian tugas.
d. Lebih berorientasi pada tugas-tugas dan kegiatan kedalam organisasi.
e. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum.

4. KETUA III
a. Melaksanakan tugas Ketua Umum dalam mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatan pembinaan organisasi di wilayah Bali dan Nusa Tenggara dengan departemen umum dan sekretariat.
b. Melaksanakan tugas ketua umum atas dasar penunjukan secara tertulis, apabila ketua umum berhalangan hadir.
c. Dapat menandatangani surat-surat bersifat internal maupun eksternal bersama Sekretaris Jendral/Wakil Sekretaris III, dalam hal yang bersifat umum dan sesuai dengan pembagian tugas.
d. Lebih berorientasi pada tugas-tugas dan kegiatan kedalam organisasi.
e. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum.

5. KETUA IV
a. Melaksanakan tugas Ketua Umum dalam mengorganisasikan dan mengkoordinasikan di wilayah Maluku dan Papua dengan departemen usaha dan dana.
b. Melaksanakan tugas ketua umum atas dasar penunjukan secara tertulis, apabila ketua umum berhalangan hadir
c. Dapat menandatangani surat-surat bersifat internal maupun eksternal bersama Sekretaris Jendral/Wakil Sekretaris IV, dalam hal yang bersifat umum dan sesuai dengan pembagian tugas.
d. Lebih berorientasi pada tugas-tugas dan kegiatan kedalam organisasi
e. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum.

6. KETUA V
a. Melaksanakan tugas Ketua Umum dalam mengorganisasikan dan mengkoordinasikan di wilayah Kalimantan dengan departemen hukum.
b. Melaksanakan tugas ketua umum atas dasar penunjukan secara tertulis, apabila ketua umum berhalangan hadir.
c. Dapat menandatangani surat-surat bersifat internal maupun eksternal bersama Sekretaris Jendral/Wakil Sekretaris V, dalam hal yang bersifat umum dan sesuai dengan pembagian tugas.
d. Lebih berorientasi pada tugas-tugas dan kegiatan kedalam organisasi.
e. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum.

7. KETUA VI
a. Melaksanakan tugas ketua Umum dalam mengorganisasikan dan mengkoordinasikan di wilayah Sulawesi dengan departemen hubungan antar lembaga.
b. Melaksanakan tugas ketua umum atas dasar penunjukan secara tertulis, apabila ketua umum berhalangan hadir.
c. Dapat menandatangani surat-surat bersifat internal maupun eksternal bersama Sekretaris Jendral/Wakil Sekretaris VI, dalam hal yang bersifat umum dan sesuai dengan pembagian tugas.
d. Lebih berorientasi pada tugas-tugas dan kegiatan kedalam organisasi.
e. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum.

8. Sekretaris Jendral
a. Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan administrasi organisasi secara umum.
b. Pemegang kebijakan umum dalam bidang administrasi organisasi.
c. Bersama-sama dengan Ketua Umum menandatangani surat-surat yang bersifat internal dan eksternal.
d. Bersama-sama dengan Ketua Umum melaksanakan tugas-tugas organisasi.
e. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum.

9. Wakil Sekretaris I
a. Melaksanakan tugas Sekretaris Jendral dalam administrasi organisasi di wilayah Sumatera dengan departemen pembinaan organisasi dan daerah.
b. Membantu Sekretaris Jendral dalam melaksanakan teknis administrasi organisasi.
c. Mewakili Sekretaris Jendral atas dasar penunjukan tertulis, apabila Sekretaris Jendral berhalangan hadir.
d. Bertanggung jawab kepada Ketua I dan Sekretaris Jendral secara Administratif.

10. Wakil Sekretaris II
a. Melaksanakan tugas Sekretaris Jendral dalam administrasi organisasi di wilayah Jawa dengan departemen pendidkan dan pengembangan SDM.
b. Membantu Sekretaris Jendral dalam melaksanakan teknis administrasi organisasi.
c. Mewakili Sekretaris Jendral atas dasar penunjukan tertulis, apabila Sekretaris Jendral berhalangan hadir.
d. Bertanggung jawab kepada Ketua II dan Sekretaris Jendral secara Administratif.

11. Wakil Sekretaris III
a. Melaksanakan tugas Sekretaris Jendral dalam administrasi organisasi di wilayah Bali dengan Nusa Tenggara dan departemen umum dan sekretariat.
b. Membantu Sekretaris Jendral dalam melaksanakan teknis administrasi organisasi.
c. Mewakili Sekretaris Jendral atas dasar penunjukan tertulis, apabila Sekretaris Jendral berhalangan hadir.
d. Bertanggung jawab kepada Ketua III dan Sekretaris Jendral secara Administratif.

12. Wakil Sekretaris IV
a. Melaksanakan tugas Sekretaris Jendral dalam administrasi organisasi di wilayah Maluku dan papua dengan departemen usaha dan dana.
b. Membantu Sekretaris Jendral dalam melaksanakan teknis administrasi organisasi.
c. Mewakili Sekretaris Jendral atas dasar penunjukan tertulis, apabila Sekretaris Jendral berhalangan hadir.
d. Bertanggung jawab kepada Ketua IV dan Sekretaris Jenderal secara Administratif.

13. Wakil Sekretaris V
a. Melaksanakan tugas Sekretaris Jendral dalam administrasi organisasi di wilayah Kalimantan dengan departemen hukum.
b. Membantu Sekretaris Jendral dalam melaksanakan teknis administrasi organisasi.
c. Mewakili Sekretaris Jendral atas dasar penunjukan tertulis, apabila Sekretaris Jendral berhalangan hadir.
d. Bertanggung jawab kepada Ketua V dan Sekretaris Jendral secara Administratif.

14. Wakil sekretaris VI
a. Melaksanakan tugas Sekretaris Jendral dalam administrasi organisasi di wilayah Sulawesi dengan departemen hubungan antar lembaga.
b. Membantu Sekretaris Jendral dalam melaksanakan teknis administrasi organisasi.
c. Mewakili Sekretaris Jendral atas dasar penunjukan tertulis, apabila Sekretaris Jendral berhalangan hadir. PP - PPI 4
d. Bertanggung jawab kepada Ketua VI dan Sekretaris Jendral secara Administratif

15. Bendahara Umum
a. Menorganisasikan dan mengkoordinasikan keuangan organisasi secara umum.
b. Bersama-sama Ketua Umum menentukan kebijakan yang berkualitas dengan keuangan dan pendanaan organisasi.
c. Menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan keuangan bersama-sama dengan Ketua Umum.
d. Dalam hal pembinaan organisasi yang bersifat operasional rutin, Bendahara Umum dapat mengambil kebijakan sendiri untuk kemudian dikonsultasikan dengan Ketua Umum.
e. Melaporkan pengelolaan keuangan secara periodik dalam Rapat Pleno.
f. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum.

16. Wakil Bendahara
a. Membantu Bendahara Umum dalam melaksanakan pengelolaan keuangan organisasi.
b. Membantu Bendahara Umum dalam melaksanakan teknis administrasi keuangan organisasi.
c. Membantu penggalangan dana dalam rangka pembinaan organisasi dan atau kegiatan.
d. Bertanggungjawab kepada Bendahara Umum.

17. Departemen-Departemen
a. Departemen Pembinaan Organisasi dan Daerah
- Melaksanakan kegiatan dalam proses Pembentukan Organisasi di seluruh daerah di wilayah Indonesia.
- Mengembangkan rencana dan program pembinaan Organisasi bekerjasama dengan pemerintah dan keluarga besar Purna Paskibraka Indonesia.
- Melaksanakan Pengawasan, pemantauan, dan evaluasi program yang telah dilaksanakan.
- Bertanggung jawab terhadap Ketua I.
b. Departemen Pendidikan dan Pengembangan SDM
- Melaksanakan kegiatan dalam proses peningkatan kualitas anggota Purna Paskibraka Indonesia, melalui kegiatan reguler dan insidental.
- Mengembangkan rencana dan program pembinaan dan pengembangan SDM bekerjasama dengan pemerintah dan keluarga besar Purna Paskibraka Indonesia.
- Mengembangkan rencana dan program pembinaan dan pengembangan SDM dalam latihan-latihan kepemimpinan dan keterampilan.
- Melaksanakan Pengawasan, pemantauan, dan evaluasi program yang telah dilaksanakan.
- Bertanggung jawab terhadap Ketua II.
c. Departemen Umum dan Sekretariat
- Melaksanakan kegiatan dalam proses peningkatan kualitas kesekretariatan.
- Mengembangkan rencana dan program kesekretariatan.
- Melaksanakan Pengawasan, pemantauan, dan evaluasi program yang telah dilaksanakan.
- Bertanggung jawab terhadap Ketua III.
d. Departemen Usaha dan Dana
- Melaksanakan kegiatan dalam proses pendapatan dana organisasi dan kesejahteraan anggota.
- Mengembangkan rencana dan program pembinaan dan pengembangan koperasi organisasi dan wiraswasta bekerjasama dengan pemerintah dan keluarga besar Purna Paskibraka Indonesia.
- Membuat Laporan Pertanggung Jawaban berkaitan dengan usaha-usaha yang dilakukan dalam rangka pencarian dana.
- Melaksanakan pengawasan, pemantauan, dan evaluasi program yang telah dilaksanakan.
- Bertanggung jawab terhadap Ketua IV.
e. Departemen Hukum
- Memberikan konsultasi dan bantuan hukum baik bagi organisasi maupun anggota yang membutuhkan.
- Bertanggung jawab terhadap Ketua V.
f. Departemen Hubungan Antar Lembaga
- Melaksanakan kegiatan dalam proses komunikasi dan koordinasi dengan instansi pemerintah dan pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan organisasi.
- Mengembangkan dan meningkatkan hubungan dalam rangka tugas organisasi dan keberadaan anggota.
- Mewakili Ketua Umum jika berhalangan, Sekretaris Jendral dalam hal kegiatan Antar Lembaga.
- Bertanggung jawab terhadap Ketua VI.

BAB IV
JENIS-JENIS RAPAT DAN WEWENANGNYA

1. untuk mencapai daya guna dan hasil yang efektif dan efisien maka pengambilan keputusan dilakukan dalam rapat-rapat pengurus purna paskibra indonesia yang terdiri dari :
a. Pengurus pusat :
- Rapat Kerja Nasional
- Rapat Pimpinan Nasional
- Rapat Kerja wilayah
- Rapat Koordinasi Nasional
- Rapat Pleno Pengurus
- Rapat pengurus Harian
- Rapat Departemen
- Rapat Istimewa
b. Pengurus Propinsi dan Kota/kabupaten :
- Rapat Kerja Daerah
- Rapat Pimpinan Wilayah
- Rapat Kerja Wilayah
- Rapat Koordinasi Daerah
- Rapat Pleno Pengurus
- Rapat Pengurus Harian
- Rapat Biro/Bidang
- Rapat Istimewa

2. Rapat Kerja Nasional, diadakan setidak-tidaknya 1 (satu) kali dalam satu masa Kepengurusan, yang dihadiri oleh Ketua Pengurus propinsi seluruh Indonesia.

3. Rapat Pimpinan Nasional, diadakan minimal 2 (dua) kali dalam satu masa kepengurusan, yang dihadiri oleh ketua dan sekretaris pengurus propinsi dan Kabupaten/Kota seluruh Indonesia.

4. Rapat Pimpinan Nasional berwenang untuk mengambil kebijakan dan keputusan penting organisasi.

5. Rapat Kerja propinsi, diadakan setidaknya 1 (satu) kali dalam satu masa kepengurusan, yang dihadiri oleh Ketua Pengurus Kabupaten/Kota, tempat dan waktu penyelenggaraan sesuai dengan ketetapan daerah masing – masing.

6. Rapat Kerja Daerah Kabupaten/Kota, diadakan setidak-tidaknya 1 (satu) kali dalam satu masa Kepengurusan, yang dihadiri oleh seluruh Anggota, tempat dan waktu penyelenggaraan sesuai dengan letetapan daerah masing – masing.

7. Rapat Kerja Wilayah, diadakan setidaknya 1 (satu) kali dalam satu masa Kepengurusan yang dihadiri oleh kordinator Wilayah dan Ketua pengurus Daerah Kabupaten/Kota dan propinsi di Wilayah masing–masing dan hasilnya dilaporkan Kepada Ketua Umum Pengurus Pusat Purna Paskibraka indonesia.

8. Rapat Koordinasi Nasional, diadakan setidak-tidaknya 1 (satu) kali dalam satu masa Kepengurusan yang dihadiri oleh Ketua Pengurus propinsi seluruh Indonesia, yang dilaksanakan paling lambat enam bulan sebelum Musyawarah Nasional.

9. Rapat Koordinasi Nasional Berwewenang Menetapkan Materi untuk Musyawarah nasional.

10. Rapat koordinasi daerah propinsi, diadakan setidaknya 1 (satu) kali dalam satu masa Kepengurusan yang dihadiri oleh Ketua Pengurus Daerah kabupaten/Kota, yang dilaksanakan paling lambat enam bulan sebelum Musyawarah Daerah propinsi.

11. Rapat Koordinasi Propinsi berwewenang menetapkan materi untuk musyawarah Daerah propinsi.

12. Rapat Koordinasi Kabupaten/Kota, diadakan setidaknya 1 (satu) kali dalam satu masa Kepengurusan, yang dihadiri oleh Seluruh Pengurus dan Anggota, yang dilaksanakan paling lambat enam bulan sebelum Musyawarah Kabupaten/Kota.

13. Rapat Koordinasi Kabupaten/Kota Berwewenang menetapkan Materi untuk Musyawarah Daerah Kabupaten/Kota.

14. Rapat Pleno Pengurus, tempat dan waktu diadakan sesuai Kesepakatan dan Rencana Program Pengurus dengan tetap berpedoman pada peraturan organisasi serta dihadiri oleh seluruh Pengurus Di semua Tingkatan.

15. Rapat Pleno Pengurus berwenang :
a. Mengambil keputusan dalam menanggapi masalah baik yang bersifat internal maupun eksternal.
b. Mengadakan penilaian dan evaluasi terhadap usulan dan pelaksanaan program kegiatan.
c. Menetapkan langkah kebijaksanaan organisasi yang akan dilaksanakan Pengurus Purna Paskibraka Indonesia.
d. Menetapkan bentuk kerja sama dengan pihak lain dalam rangka mendukung program kerja organisasi.
e. Mengevaluasi kegiatan dan masalah yang berkembang dimasyarakat.
f. Memberikan saran dan pendapat kepada pemerintah apabila diperlukan.
g. Membahas masalah–masalah pembinaan generasi muda pada umumnya yang mempunyai ruang lingkup lokal, regional, nasional, dan internasional.

16. Rapat Pengurus Harian, tempat dan waktu pelaksanaannya diadakan sesuai kesepakatan dengan tetap berpedoman pada peraturan organisasi dan dihadiri oleh Ketua Umum, Ketua, Sekretaris Jendral, Wakil Sekretaris, Bendahara dan Wakil Bendahara, dapat juga dihadiri pihak–pihak terkait dengan materi pembahasan rapat dan diundang ( diberi informasi untuk hadir dalam rapat pengurus harian ) oleh Pengurus.

17. Rapat Pengurus Harian Berwenang :
a. Memutuskan program–program yang mendadak dan mendesak untuk dilaksanakan oleh Pengurus Purna Paskibraka indonesia.
b. Mengevaluasi Program Kegiatan yang telah dilaksanakan dan merencanakan teknis perencanaan dan pelaksaan program Masing – Masing.

18. Rapat Departemen/Biro/Bidang, diadakan sesuai kegiatan rutin, membahas perencanaan dan pelaksanaan program masing – masing.

19. Rapat istimewa, diadakan apabila ada masalah – masalah yang harus diambil keputusannya, Rapat Istimewa dihadiri seluruh anggota pengurus.

20. Semua jenis rapat dilengkapi dengan risalah rapat dan setiap risalah dengan segala keputusannya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris rapat dan selanjutnya diperbanyak oleh sekretariat kepada pihak – pihak yang bersangkutan.

BAB V
PROSEDUR KERJA

1. Setiap permasalahan yang memerlukan keputusan dan kebijaksanaan harus dikonsultasikan terlebih dahulu kepada Ketua Umum/Ketua Propimsi/Ketua Kabupaten/Kota.
2. Setiap departemen/biro/bidang bertanggung jawab atas kegiatannya masing – masing.
3. Apabila terdapat kegiatan yang melibatkan beberapa departemen/biro/bidang maka Ketua Umum dapat menunjuk penanggung jawabnya melalui surat tugas dan surat keputusan.
4. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan dilaksanakan paling lambat 2 (dua) minggu setelah selesai kegiatan dan diserahkan kepada Ketua Umum secara tertulis.
5. Dilengkapi dengan pertanggung jawaban keuangan yang diserahkan melalui Sekretaris Jendral untuk diteruskan kepada Ketua Umum.
6. Pertanggung jawaban keuangan kegiatan diteruskan kepada Bendahara Umum, setelah melalui kearsipan Sekretaris Jendral.

BAB VI
PROSEDUR SURAT MENYURAT

1. Semua surat yang bersifat dinas organisasi, harus dicatat (diagendakan) oleh Sekretaris Jendral melalui tata usaha kesekretariatan.
2. Surat masuk yang telah diterima, dicap dan diberi tanggal serta dicatat, kemudian diberikan lembar disposisi dan dilaporkan ke Sekretaris Jendral disertai pokok – pokok masalah surat tersebut. Sekretaris Jendral kemudian meneruskan kepada ketua umum, selanjutnya ketua umum memberikan disposisi kepada ketua atau Departemen/biro/bidang yang sesuai dengan permasalahannya.
PP - PPI 7
3. Pada prinsipnya semua surat disimpan oleh tata usaha kesekretariatan. Semua surat keluar yang bersifat dinas organisasi harus diproses dan diagendir oleh tata usaha kesekretariatan menurut bentuk administratf yang telah ditetapkan.
4. Penandatanganan surat keluar :
a. Semua surat keluar yang bersifat kebijaksanaan organisasi harus ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretariat Jendral.
b. Surat keluar yang menyangkut persoalan teknis pelaksanaan suatu kegiatan, dapat ditanda tangani oleh ketua departemen/biro/bidang yang ditugaskan.
c. Surat keluar yang berifat teknis administratif dan rutin semata – mata, dapat ditanda tangani oleh Sekretaris Jenderal atau Wakil Sekretaris.
d. Surat keluar yang menyangkut keuangan dan dana kegiatan harus ditandatangani oleh Ketua Umum, Sekretaris Jendral, dan Bendahara Umum.
e. Konsep isi surat keluar yang dibuat oleh ketua atau departemen/biro/bidang harus mendapat persetujuan dari Sekretaris Jendral atau Wakil Sekretaris Umum atau Wakil Sekretaris.

BAB VII
ATURAN PERALIHAN

Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Organisasi ini akan ditetapkan oleh Pengurs Pusat Purna Paskibraka Indonesia, dan merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.